Анализ : Введение

Введение

Бизнес-Анализ и Аналитик

Целями бизнес-анализа являются:

• Сбор;
• Систематизация;
• Оформление;
• Передача знания;

о хозяйственной деятельности человека (бизнес это, собственно, и есть “хозяйственная деятельность”, если мы говорим по-русски). Очень важно: анализ (от греческого слова разложение) никогда не создает никаких новых знаний. Он только позволяет

• обнаружить знания,
• проверить их полноту,
• проверить степень, в которой знаниям можно доверять,
• проверить непротиворечивость знаний.

В свою очередь, процесс любого созидания относится уже к синтезу, и это совсем другой процесс, со своими целями и правилами. Это определяет основное требование к аналитику – вести отстраненное наблюдение, используя приемы и соблюдая правила проведения и проверки анализа, не позволяя собственному интеллекту и опыту вмешиваться и, таким образом, искажать наблюдаемую картину. Важно: от аналитика ждут описания картины реального мира, которой можно доверять с известной вероятностью, а не его “просвещенного мнения”.

Человек в Бизнес-Анализе

И исполнителем анализа, и потребителем результатов анализа, и даже источником информации служит человек. Для того, что бы правильно исполнять приемы анализа следует четко понимать, какие именно ограничения накладывает на нас то, что именно человек играет ключевую роль на всех этапах процесса.

Ограничение первое. Способность человека воспринимать, хранить и обрабатывать информацию очень ограниченно. Среднестатистический человек способен обрабатывать одну систему понятий или фактов в один момент времени, и данная система не должна превышать по сложности 5 плюс-минус 2 фактов или объектов. Даже если сам аналитик или один из его корреспондентов гениален и может обрабатывать более сложные системы, весь процесс анализа должен ориентироваться на наименее способного его участника.

Краткий принцип для запоминания: “Каждый человек туп и ограничен. Никто не является исключением”.

Ограничение второе. Способность человека сформулировать мысль очень ограничена, если только его не учили этого делать. Это справедливо даже для предмета, который человеку хорошо известен. Тем более это справедливо для предмета, который человеку предстоит вообразить.

Ограничение третье. За редким исключением источник информации не заинтересован в общении с аналитиком. Аналитик, как правило, является всего лишь досадной помехой, которая отвлекает от работы и задает глупые вопросы об очевидных вещах.

Краткий принцип для запоминания: “Нельзя доверять тому, что человек говорит. Есть множество причин, по которым человек говорит неправду, от незнания правды, до не способности её правильно выразить, или до нежелания этого делать”.

Переделать людей или изменить их свойства не входит в список способностей или обязанностей аналитика. Искусство анализа состоит в том, чтобы не смотря на недостатки людей завершить процесс анализа с минимальными затратами усилий и максимально полным и точным результатом.

Способы Преодоления Ограничений

Декомпозиция

Декомпозиция – это прием позволяющий упростить решение сложных задач путем разделения их на последовательность меньших, более простых задач, каждая из которых может быть решена полностью отдельно. Декомпозиция может быть:

• Иерархическая;
• Семантическая.

Иерархическая декомпозиция состоит в разделение сложного целого на ограниченное количество логически завершенных и полноценных частей, каждая из которых может быть потом рассмотрена в деталях отдельно. Пример: приготовление супа включает в себя: закупки продуктов, приготовления посуды, подготовки ингредиентов, собственно варки супа, подаче и оформлении. Мы можем рассматривать каждый шаг независимо, потому что при покупке нам не важно понимать, как именно мы будем варить, а когда мы варим, то не важно знать, откуда именно мы взяли посуду и продукты, и как именно мы будем разливать суп по тарелкам и подавать. Пример: квартира состоит из жилых комнат, кухни, туалета, ванной и коридора. Теперь, при рассмотрении каждого вида комнат и их использования – мы уже рассматриваем на квартиру в целом, а только отдельный вид комнат. Семантическая декомпозиция состоит в разделении при рассмотрении и описании различных точек зрения на один и тот же предмет, или различных вопросов, которые возникают у нас в отношении предмета. Например: Описание двери для жильца, установщика/строителя и изготовителя двери будет разным и может быть (и даже должно!) быть выполнено отдельно на всех этапах анализа, от сбора информации до донесения информации получателю. Например: Описание правил надевания костюма и ухода за ним может быть могут рассматриваться и описываться отдельно. Основными признаками того, что декомпозиция проведена, и проведена верно являются:

• Аналитик решает исследовательские и описательные задачи, которые не требуют более чем 4 часов работы для их выполнения.
• Задачи не требуют долговременного прекращения на середине работы по причине того, что информация недоступна или требуется решение другой задачи. Требования к доступной информации или перечень задач, которые необходимо решить предварительно должен быть известен до начала работ.
• Задачи могут быть не только завершены, но проверены немедленно по завершению.

Неспособность соблюсти данные признаки может указывать на то, что декомпозиция проведена неверно.

Понимание Мотивации

Для понимания человека (а он, как мы помним – основной участник, предмет и потребитель анализа) исключительно важно понимать и учитывать ответ на вопрос “почему человек совершает действие?”. Движущая сила, заставляющая человека совершать (или воздерживаться от совершения) тех или иных действий называется мотивацией. Как во и всем, что касается поведения человека и вообще описания и понимания того, как работает сознания, не существует абсолютно достоверной модели или совершенно верной теории, мы только можем выбирать модель, которая наиболее хорошо зарекомендовала себя. Для задач анализа хозяйственной деятельности можно использоваться модель мотивации, описанную Абрахамом Маслоу в его работе “Мотивация и личность”, известная как пирамида Маслоу. Описание мотивации, приведенное далее является упрощенным и адаптированным к задачам бизнес-анализа. Для более полного понимания мотивации настоятельно рекомендуется обратиться к первоисточнику. Пирамида Маслоу относит мотивацию человека к нескольким уровням. Уровни перечислены от наиболее базовых к наиболее продвинутым.

• Физиологические потребности (еда, питье, секс);
• Безопасность;
• Потребность в принадлежности к группе/потребность в любви;
• Потребность в уважении/почитании;
• Потребность познания;
• Потребности в эстетическом удовлетворении;
• Потребности в самореализации.

При анализе мотивации важно учитывать что:

• Не существует единого, истинного для всех людей эталона удовлетворения потребностей. То, что считается удовлетворенной потребностью, будет зависеть от происхождения человека, его текущей культурной среды, а так же от его личных характеристик. Кроме того, свою специфику имеют такие характеристики как возраст (например, мотивирующих факторов для людей в возрасте меньше чем для молодых людей). В то же время, за счет того, что мы рассматриваем хозяйственную деятельность, в которую вовлечены, как правило, большие группы схожих людей, часто мотивирующий факторы для всей группы являются схожими и близкими.
• Не следует, без совершенно точно обозначенной причины, предполагать, что потребность более высокого порядка будет служить мотивирующим фактором при условии, что потребности более низкого порядка неудовлетворенны.
• Мотиватором может служить как удовлетворения потребности, так и угроза лишения. При том, что больше статистических данных указывает на то, что негативная (основанная на лишении) мотивация менее эффективна, что позитивная, исключать этот фактор из рассмотрения не следует.

Важно: При рассмотрении любых работ по психологии и социологии следует учитывать что:

• Это области, в которых политизированность наиболее высока, среди всей научной деятельности (с ними сравнимы разве что исследователи глобального потепления).
• Адекватная, научно обоснованная проверка выводов и результатов этих работ затруднена в силу множестве факторов влияющих на мотивацию конкретного человека в конкретный момент времени.

В силу этих двух факторов, в отличие от большинства естественнонаучных исследований, к работам по психологии и социологии следует относиться с большой осторожностью, в том числе обязательно понимая, для кого и зачем написал автор данную работу (то есть мотивацию автора).

Наблюдение

Из двух методов, доступных аналитику для получения информации – опрос (в том числе опосредованный, например, через чтение книг и статей) и наблюдение – наблюдение является наиболее важным и значимым. Причины важности наблюдения:

• Человек, вовлеченный в хозяйственную деятельность, привычен и натренирован совершать действия, а не объяснять их суть и не учить других их совершать.
• Человек, участвующий в хозяйственной деятельности естественным образом замотивирован на правильное и эффективное совершение действия, при том что, как правило, он же совершенно незамотивирован на общение с аналитиком.
• Хозяйственная деятельность естественным путем или путем экономически обоснованных средств проверки уже содержит в себе механизмы для проверки полноты и правильности совершаемых действий. В то же время рассказ о деятельности таких механизмов не содержит.

Прототипирование

В работе аналитика периодически возникают ситуации, когда следует описать то, чего еще в реальном мире не существует, иными словами описать желаемое. Основная сложность описания желаемого в том, что, в отличии от отмеченных в предыдущем пункте естественных или уже существующих средств для проверки правильности и полноты – у описания желания таких средств нет. Если добавить сюда неспособность человека описать свои желания “просто так из головы” таким образом, что бы потом не ужаснуться исполнению своих желаний, то от аналитика и всей рабочей группы требуется особое внимание к тому, чтобы предоставить результат максимально близкий к ожиданиям. Хорошо зарекомендовавшим себя средством является прототипирование. Прототип – это небольшая, частичная/неполная реализация одной или нескольких характерных черт ожидаемого продукта. Преимущества прототипа заключается в том, что человек может попробовать использование продукта и дать ответ, о том насколько продукт пригоден и удобен для хозяйственной деятельности. Опыт, полученный, от использования прототипа, помогает человеку скорректировать и уточнить формулировку своих пожеланий. Прототип не обязательно может быть версией продукта. На самом деле, если попросить даже эксперта рассказать о предмете от и до – то наиболее вероятно эксперт упустит часть информации, поскольку не знает и не может знать что является важным для нас, как с точки зрения нашей задачи, так и с точки зрения нашего уровня знаний предмета. В то же время, если сформулировать описание и предложить эксперту проверить его – вероятность получения нужной информации возрастает. Важно, что прототип не должен быть слишком сложным – одна-две формы приложения, один лист текста. Более в сложном прототипе человек будет сосредотачиваться только на том, что ему проще, ближе и понятнее, что далеко не всегда совпадает с тем, что нужно узнать аналитику. Еще одним важным свойством прототипа является то, что работа с прототипами, при правильной организации инженерного процесса и процесса взаимодействия с клиентом, позволяет вовлечь потребителя в процесс производства, создав тем самым мотивацию к участию, в том числе облегчив процесс коммуникации. Одно дело, когда к человеку пришел какой-то незнакомый тип и задает глупые вопросы, и совсем другое дело, когда у человека есть идеи о том, как улучшить продукт, к созданию которому он причастен.