Миникурс - Цели : Лекция 4

Цель

Понять из каких частей состоит проведение и подготовка эффективного митинга

Тезисы

Почему митинг

Алистер Коберн дает диаграмму эффективности средств передачи информации

Whiteboard, face-to-face или video - это наиболее эффективные методы. Для Agile важна и передача информации и эффективность, поэтому именно митинги являются основой для передачи информации. Опять таки - работающее ПО важнее документации.

Т.е. если вам хочется чтобы это было именно письмо или было обязательно задокументированно - то возможно это не Agile путь, особенно если документация не входит в состав той, что "минимально необходима для успешного создания продукта".

Кого звать

Agile требует строить работу вокруг заинтересованных людей. Это же отностися к митингам. Диаграмма ниже показывает связь интереса людей к митингу, нашего интереса к их участию и наилучшую стратегию в отношении их.

В кратце: нам не интересны, им не интересно - не трогать нам не интересны, им интересно - не звать, дать сводку о прошедшем митинге нам интересны, им не интересно - завлечь на митинг, замотивировать к участию, минимизировать вовлечение, максимизировать фасилитацию нам интересны, им интересно - те кто нужны на митинге

Из чего состоит митинг

Чтобы митинг был эффективным надо его организовать

1) У митинга должна быть ТЕМА - та причина по которой собрались. Это может быть информация которую нужно донести или решение которое нужно принять. Тема должна быть сразу оглашена, отклонения от темы не должны допускаться.

2) Доклад с данными и первычиными выводами (если они есть) деталеьное описание текущей ситуации

3) Обсуждение данных/анализ

4) Принятие решения

5) Заключение

Детали по шагам

Тему устанавливает организатор митинга, следует четко определить зачем собрались, зачем привекли людей, установить ожидания по их участию в митинге. 5-10 минут максимум.

Доклад проводится именно в форме доклада с последующими (!) ответами на вопросы. Доклад не должен превышать 20 минут. Попытки прервать докладчика должны пресекаться проводящим митинг, все вопросы задаются после. Если вопросов много - можно останавливаться после каждой секции доклада для ответа на вопросы.

Возможные проблемы и методы преодоления:

1) вопрос или ответ уводят от темы - организатору следует мягко прервать дискуссию, объяснить что тема не релевантна и предложить разместить вопрос на parking lot - место где собираются интересные, но не имеющие к теме вопросы, которые будут обсуждены если хватит времени.

2) под видом задавания вопроса спрашивающий пытается "захватить" трибуну. Поставить жесткий timebox на время задавания вопроса и на ответ на вопрос.

3) спрашивающий продолжает спрашивать тот же самый вопрос под видом "уточняющих". Поставить вопрос на голосование, если большинство не поддерживает продолженние дискуссии и не находит её релеватной - переместить вопрос на parking lot.

Обсуждение/анализ может быть проведено как в форме дискуссии, так и в при помощи многочисленных методов коллективного обсуждения, например мозгового штурма, ролевой игры и так далее. Обучение конкретным методам не входит в данный курс, предполагается что руководители осознавая важность этих методов изыщут средства изучить и применить это в работе. Для того, что бы не упустить важной информации, точки зрения какой-то одной стороны или просто не оказаться в плену привычки - следует обеспечить разнообразие участников и возможность всем высказаться. На практике обсуждение продолжается от 15 до 40 минут. Но если длится больше 20 минут лучше сделать промежуточно подведение итогов, чтобы во-первых контролировать успешность обсуждения, во вторых дать возможность сменить деятельность.

Возможные проблемы:

1) Захват дискуссии одним человеком - сменить тип обсуждения, например заменить открытую дискуссию на мозговой штурм, ввести токен с передачей по кругу для тех, кто хочет высказаться, установить жесткий таймбокс на выступление, попросить объяснить какое отношение текущее утверждение имеет к теме митинга, поставить утверждение на голосование.

2) Неактивность - применить менее вызывающий метод - например мозговой штурм с написанием sticky notes. Сделать ignition (вбросить начальную идею) или разминку (попросить выполнить простое задание раскрепощающее сознание).

Принятие решения

Принятие решение должно сменить тип активности с рассмотрения всего спектра возможностей (обсуждение, анализ), на сокращение и выбор одного варианта (принятие решения, синтез). Лучше отвести на более 20 минут.

Возможные проблемы:

1) Люди пытаются продолжать обсуждать. Поставить на голосование вопрос надо ли выделить больше времени на обсуждение. Если большинство решило нет - то обсуждение мягко прекратить.

2) Слишком много точек зрения: провести голосование (использовать сложные методы, не просто да/нет, а fist-or-five или dot voting), выделить экстремальные точки зрения и предложиться высказаться именно экстремальным, это позволит или помочь им развеять их непонимание, или не пропустить важный, но упущенный всеми момент. Там где все и так согласны - зачем мусолить?

Заключение митинга должно состоять в определени:

1) Кто, что и когда сделает для реализации решения.

2) Как мы это проверим

3) Нужен ли и когда будет следующий митинг

4) Как поступить с вопросами из parking lot - обсудить, назначить отдельный митинг или проигнорировать

5-10 минут