Цели и задачи (тезисы)

Цель Лекции

Цель: После лекции сотрудники должны понимать

1. почему следует определять цели и задачи,
2. почему следует делать это в первую очередь,
3. как определять цели и задачи,
4. как отличать правильную постановку цели от неправильной, и цель от задачи.

Зачем нужна цель?

Потому что любое осмысленное действие должно иметь причину, иначе это пустая трата времени и ресурсов (неразумная деятельность). В контексте хозяйственной деятельность в первую очередь это понимание кто и почему заплатит за совершение этого действия.

Поэтому зная цель мы:

• Получаем возможность определить кому, когда и в каком виде следует предоставить результат нашего действия.
• Получаем возможность понять когда закончили мы свою деятельность успешно (именно "успешно", а не "закончили" здесь ключевое слово).

Как определить цель

Шаг 1. Определение цели начинается с того, что определяется в чьих интересах совершается действие. Это всегда конкретный человек или конкретная группа людей. Конкретный это означает что мы самостоятельно, используя только легко наблюдаемые признаки можем дать ответ для каждого конкретного человека - для него это делается или нет. Назовем это целевой аудиторией (ЦА). [Замечание ЦА может называться по разному в зависимости от конкретной техники анализа, на пример, в анализе процессов это будет owner (владелец), в управлении требованиями stakeholder и так далее).

Хорошо: "Петр Петрович Иванов", "Сотрудники компании X", "Все пользователи продукта X". "Только те пользователи продукта X которые решают задачу Y".

Плохо: "Люди", "Пользователи", "Всё прогрессивное человечество".

Если мы не определили ЦА или определили её не конкретно - то мы просто не знаем КТО заплатит за наши усилия.

Шаг 2. Следующий шаг заключается в понимании в чем именно нуждается ЦА и как именно они сами будут оценивать успешность. Важно - оценку успешности ВСЕГДА дает ЦА. Не исполнитель. Не руководитель. Не книжка. Только ЦА.

Лучше всего формулировать потребности ЦА в виде описания ситуации в которой ЦА будет чувствовать себя удовлетворенным. Ситуация тоже должна быть конкретной - т.е. проведя объективные и доступные наблюдения и сравнив их результаты с описанным шаблоном мы должны легко дать однозначный ответ - удовлетворена ЦА или нет.

Хорошо: "Смог добраться до места X к 7:00 вечера", "К утру 1 числа каждого месяца зарплата на их счетах и они могут ей распоряжаться", "Снизить количество дефектов до 1 на каждые 1000 произведенных единиц товара", "Имеют возможность использовать продукт каждую неделю с 17:00 воскресения до 17:00 пятницы без перерыва или необходимости перезапуска", "Могут добиться результата R при помощи действия Z"

Плохо: "Не опоздал", "Им заплатили зарплату", "Повысили качество", "Получили надежный продукт", "Могут воспользоваться действием Z".

Если мы не определили потребности ЦА или определили её не конкретно - то мы просто не знаем КАК ИМЕННО ЦА оценит результаты наших усилий, будет ли довольно и радостно ли расстанется за деньгами.

Шаг 3. Определение собственной ответственности.

Чаще всего достижение потребности/получение выгоды которое может быть оценено ЦА требует от самой ЦА каких-то действий. Поэтому следует определить тот максимум который мы можем сделать для того, чтоб ы разумный ЦА, совершая разумные действия смог получить свою выгоды. И тоже конкретно.

В наших примерах уточнения требуют три цели: "Подать машину к таком времени, чтобы с учетом дорожной ситуации в этот конкретный день Петр Петрович мог добраться до места до 6:45, предупредить за 15 минут до подачи машины, чтобы человек успел собраться", "Перевести средства на счета за такой срок, чтобы средства были доступны к 1 числу (учитываем сроки перевода и рабочие дни), убедиться что счета на которые мы переводим деньги доступны", "Подготовить документацию, описывающую [см. цель ЦА]", "Знают с какой целью (какую выгоду они получат), когда (в каких условиях) и каким образом (последовательность шагов, промежуточные результаты, точки контроля) они смогут выполнить действие Z".

Итак, в общем случае цель:

• Предназначена для кого-то конкретного.
• Предусматривает получение конкретного результата имеющую конкретную ценность для конкретного получателя.
• Этот результат можно проверить при помощи доступных наблюдений и измерений.

Почему цель нужно определять в первую очередь?

Для этого есть множество причин:

• Определив цель мы знаем точные границы нашего действия - мы знаем когда именно мы будем считать его законченным и что именно будет считаться успешным.
• Определив цель мы знаем точные лимиты времени и ресурсов которые мы можем потратить - оплата (и обоснованность) всегда зависит только от результата и его ценности, и совершенно не зависит от потраченных на их достижение усилий и ресурсов.
• Мы имеем четкие критерии для определения все необходимые действия совершены (дошли до цели или нет), и необходимы ли совершаемые действия (ведут они к цели или нет) - правильно и оптимально сделанная работа это когда сделаны все необходимые шаги и не сделано никаких лишних шагов.

Что такое задачи и чем они отличаются от цели?

Задачи - это перечень действий которые необходимо совершить для достижения цели. Такое разбиение [декомпозиция(!) всей работы на отдельные цели делается чтобы:

• Упростить как подготовку, так и выполнение работы. Человек лучше всего справляется с простой и линейной работой. Чем проще отдельные задачи поставленные перед исполнителем - тем выше вероятность их успешного завершения. Иными словами - проще работа - меньше вероятность ошибки. Даже если исполнитель вы сами!
• Получить возможность проверки того, успешно ли продвигается работа по достижению цели в ходе самой работы, а не в самом конце. Позволяет выявить проблемы и ошибки до того, как результат показан ЦА и ЦА выразила изумление и недовольство.
• Получить возможность временного планирования и разделения всей работы между несколькими исполни

телями.

• Получить возможность делать перерывы в работе [в том числе длительные]

Есть множество способов разбить всю работу на отдельные задачи, но только один из них правильный - это разбивать по получению промежуточных результатов которые могут быть использованы в других задачах без знания деталей как именно они получены. Только так можно гарантировать что:

• У нас будет возможность контролировать процесс [анализируя полученные результаты, что легче чем постоянно контролировать совершаемые действия]
• У нас будет возможность разделять работу между несколькими исполнителями и им не потребуется [а значит им не нужна будет квалификация или не надо будет терять время на] понимание деталей других задач.
• у нас будет возможность делать перерывы в работе/переключение на другие задачи, потому что как только отдельная задача решена, нам больше не требуется держать в голове её детали [по сути в оперативной памяти, где она может затереться при поступление новой информации или по прошествии времени].

Все остальные способы разделения задач - по времени исполнения, по потребным материалам, по месту исполнения, по исполнителю не позволяют получить нужного эффекта. Они МОГУТ быть применены для ДАЛЬНЕЙШЕГО упорядочивания набора задач, полученного при помощи декомпозиции по результату, но не должны делаться ВМЕСТО неё.

Чем отличается цель от задачи?

Цель представляет собой результат который можно передать ЦА и которым ЦА может воспользоваться без нашего дальнейшего участи. Задача получает результат пригодный только для использования другими участниками нашей работы.

Уровни абстракции или когда задача становится целью.

Представим себе ситуацию - вы поставили задачи и передали их подчиненному вам исполнителю. Теперь, если посмотреть с точки зрения исполнителя - для НЕГО уже вы стали ЦА, а решение задачи - ЕГО ЦЕЛЬЮ.

С другой стороны - очень редко мы сами по себе достигаем некоей абсолютной ценности для нашей ЦА. Чаще всего в свою очередь мы тоже выступаем исполнителем для ЦА, которая решает какую-то свою, более глобальную, по отношению к нашей работе ЗАДАЧУ.

Чем больше совершаемая работа, тем шире может быть ЦА и тем объемнее (НО НЕ МЕНЕЕ КОНКРЕТНОЙ) будет ЦЕЛЬ.

Т.е. цели могут выстраиваться в "иерархию" - большая цель бьется на задачи, с точки исполнителя задачи - уже сама задача цель, но эта задача бьется на меньшие задачи еще раз и так далее.

Пример жизненный

ЦА - жена [на самом деле не важно, в сторону мужа работает точно также]. Цель - чтобы жена была довольна и могла потратить своё время в моих/совместных интересах. Решение: Общение/совместная деятельность это уровень 3 по пирамиде Маслоу, значит более нижние уровни должны быть закрыты [физиологические потребности, безопасность]

Задачи

• Накормить
• Одеть
• Защитить
• Если у неё большая занятость - помочь, чтобы освободить её время

Теперь отдельная задача "одеть"

Цель - чтобы жена [далее перечень конкретных условий окружающей среды и видов деятельности и признаков того, что одежда есть и работает правильно]

Задачи:

• Одежда для работы
• Одежда для отдыха
• Одежда для улицы [на каждый климатический сезон]
• ...

Задача: Одежда для улицы на зиму.

Цель - чтобы жена могла находится на улице при температуре до -40 Цельсия до 1 часа, без того, чтобы она чувствовала себя замерзшей [объективная проверка - количество простудных заболеваний за сезон]

И так далее, до выбора магазина, непосредственно похода в магазин и даже нахождения средств на покупку. Но важно - при правильной декомпозиции задачи становятся всё меньше, а цели все более узкими.

Пример рабочий из сферы разработки ПО [скажем антивирус, все сталкивались]:

ЦА - пользователи персональных компьютеров на платформе Windows Цель - чтобы на ПК у ЦА не запускалось вредоносное ПО (вирусы и черви), допустимое время на обнаружение новых угроз и обновление ПО у ЦА - 48 часов с момента когда о существовании угрозы стало известно [далее перечень источников].

Задачи:

• Создать процесс обнаружения угроз
• Создать способ хранения и трекинга информации по угрозам
• Создать ПО для обнаружения ПО у клиента
• Создать способ доставки ПО клиенту
• Создать способ обновления ПО у клиента
• Создать процесс управления продажей ПО (или подпиской на ПО)
• Создать процесс получения от клиентов средств
• Создать процесс обратной связи с клиентами

Переходит на уровень ниже

Создать ПО

Цель: Создать приложение способное обнаруживать и блокировать угрозы, содержащиеся в списке известных угроз, на ПК у клиентов, при этом не мешая основному использованию ПК [желательно конкретный перечень работ] и не ухудшающая основные параметры ПК [желательно конкретные характеристики].

Задачи:

• Собрать требования
• Провести разработку ПО
• Провести тестирование ПО
• Передать ПО для дальнейшего распространения
• Создать процесс постоянной модификации ПО

Переходим на уровень ниже:

Провести тестирование ПО.

Цель: Убедиться что ПО обнаруживает и блокирует угрозы содержащиеся в списке известных угроз [требования к актуальности списка на момент тестирования, например угрозы известные на bitdefender не старее чем 1 неделя до начала тестирования], на ПК клиента [тут перечень платформ и ОС].

Убедиться что ПО не мешает клиенту выполнять ежедневные потребности в работе [перечень работ по валидации - например: офисная работа, разработка ПО, инженерная работа и так далее] и не ухудшает характеристик ПО [usability, reliability, peformance, supportability]

Еще на уровень ниже:

Провести функциональное тестирование ПО.

Еще на уровень ниже:

Проверить use case (user story) X.

и так далее.

Ошибки при формировании цели

Ошибка 1. Не определена/определена не конкретно ЦА

Ошибка 2. Не определены/определены не конкретно потребности ЦА

Ошибки 1 и 2 приводят к тому, что определение успешности подменяется собственным мнением/мнением руководителя/мнением прочитанным в книжке без критического осмысления. В итоге работа оказывается не успешной, но исполнитель не имеет возможности даже понять почему и исправится, ставя себя в положение "жертвы".

Ошибка 3. Не учтено что ЦА может быть вовлечено в удовлетворении окончательной потребности/не определены границы собственной ответственности.

Работа не может быть закончена потому что у исполнителя нет способов принудить ЦА или ЦА оказывается недовольным (а значит неудовлетворенным и не готовым с радостью отдавать деньги) из-за принуждения.

Ошибка 4. Поставлена не реалистичная/не достижимая [часто идеалистическая] цель.

Или тратится слишком много сил и ресурсов на достижение не нужного или не возможного результата, или работа заканчивается не успешно, но выводов из этого не делается, потому что [обычная отговорка] "возникли объективные обстоятельства", но "цель-то была правильная".

Ошибка 5. Слишком общая цель (взята цель более глобального действия, в которую выполняемые входит лишь задачей - например, ставить целью тестирования цель всего проекта, или целью конкретного теста - цель всего тестирования или вместо цели конкретного действия взято предназначение выполняемого вида работ в общем - "убедиться в предоставлении клиенту качественного продукта" - предназначение тестирования вообще, а не конкретного продукта или не конкретного этапа тестирования этого продукта).

Эффект получается аналогичный тому, что цель не сформирована вообще или сформирована не конкретно, см. ошибки 1 и 2.

Ошибка 6. Вместо цели сформулирована одна из задач (как правильно последняя).

Эффект получается аналогичный тому, что цель не сформирована вообще или сформирована не конкретно, см. ошибки 1 и 2.

Ошибки при формировании задач

Ошибка 1. Список задач не сформирован.

Эффект - исполнитель оказывается вынужден выполнять большую и сложную работу, успех которой определяется исключительно опытом и личными данными исполнителя, а так же благоприятным стечение обстоятельств (т.е. исполнителю ничего не помешает - болезнь, отвлечения и так далее), везением по сути.

Ошибка 2. Список задач не полон (не содержит всех действий, необходимых для достижения цели)

Эффект как в случае 1, но не на всю работу, а только на отдельные её участки.

Ошибка 3. Список задач избыточен (содержит действий, не нужные для достижения цели)

Приводит к перерасходу ресурсов и снижению прибыли от достижения цели.

Ошибка 4. Цель неправильно разбита на задачи.

См. обсуждение декомпозиции по результату - без этого не достижимы контроль, распределение работ по времени или по исполнителям.

Определение целей и задач НЕОБХОДИМО, но НЕДОСТАТОЧНО!

Без определения целей и задач успешное решение может быть найдено только случайно и только при благоприятном стечении обстоятельств.

Однако сам по себе факт что цели и задачи определены - еще не означает что цель будет достигнута, причем 100% гарантии этого не может дать никто и никогда - речь может идти только об определенной вероятности достижения цели. Впрочем, это утверждение не означает что надо всегда стремиться обеспечить максимальную возможную и экономически обоснованную в данных условиях вероятность.

Для того, что бы цель была достигнута успешно еще предстоит:

1. Составить правильный график исполнения работ, исходя из зависимостей между работами и доступности необходимых исполнителей и ресурсов.
2. Выделить достаточно квалифицированных исполнителей, необходимые ресурсы, включая время на выполнение задач.
3. Донести задачу до исполнителей и убедиться что она понятна.
4. Обеспечить контроль исполнения отдельных задач.
5. Заранее составить список факторов которые могут воспрепятствовать достижению цели (как внутренних, так и внешних), способов обнаружения что риск возник и планов по ликвидации его последствий.
6. Постоянно вести контроль что потраченные ресурсы не превышают ожидаемую отдачу от достижения цели. Иметь четкие условия при которых дальнейшие работы должны быть прекращены для избежания дальнейших потерь.
7. Провести проверку пригодности полученного результата для достижения цели.
8. Передать результат ЦА.
9. Убедиться что ЦА удовлетворена результатом [причем этот процесс, особенно в случае долгоживущего результата, такого как ПО - на самом деле состоит в наблюдении за ПО в течении ВСЕГО времени эксплуатации].
10. Провести анализ возникших проблем, совершенных ошибок и провести коррекцию внутренних процессов для избежания аналогичных ошибок в будущем.